Como saber se a sua escola realmente precisa de um sistema integrado de gestão escolar? Afinal, pode ser que ela realize os processos dessa forma há muito tempo e sempre tenha tido bons resultados.

O facto é que, embora as instituições de ensino tenham um papel social muito importante, a competitividade do mercado exige que elas sejam produtivas como qualquer outra empresa. Isso significa fazer mais, melhor, em menos tempo e utilizando uma quantidade menor de recursos. A sua escola está actuando nesse nível?

Se você ainda tem dúvidas, resolvemos apresentar aqui alguns sinais de que a sua escola pode melhorar os seus processos e ser mais eficiente e lucrativa. Analise as situações e verifique se elas acontecem na sua instituição de ensino:

- Há muita inadimplência na escola? (os atrasos nos pagamentos e/ou falta de pagamentos prejudicam as finanças e podem levar a instituição a uma grande crise);

 - É dificil controlar os pagamentos das mensalidades/propinas e outras taxas?

- Os pagamentos das propinas/mensalidades e outras taxas são controlados manualmente?

- Os seus clientes podem fazer pagamentos das suas propinas/mensalidades e outras taxas, directamente apartir dos seus bancos, sem precisarem se deslocar a escola para confirmar pagamento?

- Os alunos faltam muito? (esse é um problema que pode acarretar transtornos no rendimento escolar, insatisfação com a instituição e baixa taxa de renovação de matrículas);

- Sua folha de pagamento representa um percentual muito alto do facturamento?

- Você percebe que muitos recursos são gastos na compra de materiais em geral, como produtos de limpeza, papelaria e escritório? Precisa fazer um controle maior dessas compras?

- O caixa está sempre no limite e não permite a realização de investimentos que promovam o destaque da instituição diante da concorrência?

- É difícil se comunicar com os pais? Os comunicados impressos surtem o efeito desejado? A sua secretaria fica sobrecarregada com ligações solicitando informações sobre a rotina do colégio?

- Os seus estudantes, pais e encarregados podem saber da situação académica, financeira e curricular, sem precisar se deslocar a escola?

- Perde muito tempo a procurar informação sobre estudantes?

- Perde muito tempo a preencher DECs e outras pautas escolares para o envio ao ministério da educação?

Muitos desses problemas podem interferir na rotina da escola, prejudicar a implementação de melhorias, comprometer resultados e tirar o foco do aspecto pedagógico.

Portanto, se você identificou algumas dessas situações, isso significa que é hora de investir em um sistema de gestão escolar que satisfaça as suas necessidades. Mais do que isso, é preciso levá-las em consideração na hora de escolher um software.

E é com base nessa lista que o gestor terá uma melhor noção das funcionalidades e do sistema a ser oferecido. Para os casos citados acima, é indispensável que haja um controle eficaz de cobranças, evitando as inadimplências e facilitando o pagamento via banco, com a integração bancária.

Caso haja a baixa frequência dos estudantes, isso pode ser melhorado com o monitoramento da sua entrada e da sua saída na escola, com notificações aos responsáveis.

Já na área pedagógica, uma boa opção é se perguntar se o planejamento do calendário escolar poderia melhorar. E na secretaria? Há muito gasto de tempo e de recursos na emissão de boletins ou de relatórios que nem sempre chegam até os pais?